Mag ik een geannuleerde afspraak berekenen?

Het is nooit leuk als een klant een afspraak laat afzegt of helemaal niet komt opdagen. Wat doe je dan? Je kunt zo snel deze vrijgekomen plek niet opvullen. Je lijdt hierdoor dus verlies. Is het wettelijk wel toegestaan om kosten hiervoor te berekenen? We zijn er eens ingedoken.

Als eerste is het nodig dat je je klanten op de hoogte hebt gesteld van deze annuleringskosten. Dit kun je op verschillende manieren doen, zoals op je afsprakenkaartjes, op de bevestiging of de herinnering van de afspraak per mail, op je prijslijst en een vermelding vlakbij de plaats waar je afrekent.

Algemene Voorwaarden

Mocht je dit duidelijk vermeld hebben, is het daarbij nog wel noodzakelijk en wettelijk vereist dat de regeling in je Algemene Voorwaarden vermeld zijn en deze voorwaarden moeten op je diensten van toepassing zijn verklaard. Geen algemene voorwaarden? Begin er nu aan! Overleg eventueel met collega’s over de voorwaarden zodat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Laat deze door een jurist bekijken zodat je zeker weet dat jouw voorwaarden volgens de wet kloppen.

Wij adviseren je de voorwaarden op je website te zetten. Indien je een automatisch systeem hebt om je klant te herinneren aan de afspraak, vermeld in deze bevestigingsmail dan de Algemene Voorwaarden met een link naar je pagina op je website.

24 of 48 uur ?

Hoe lang van tevoren de afspraak dient te zijn afgezegd, varieert bij specialisten enigszins, maar meestal tussen de 24 en 48 uur. Wij vinden 48 uur redelijk, omdat het bij 24 uur toch wel moeilijk wordt om de vrijgekomen tijd op te vullen. De keuze is natuurlijk aan jou.

Nooit een vrijblijvende afspraak

Je houdt een bepaalde tijd vrij in jouw agenda voor de gemaakte afspraak. Dit is geen vrijblijvende afspraak, zodat zowel jij als de klant zich hieraan dient te houden. In deze tijd kun je dus geen andere klanten helpen als je klant niet zou komen, waardoor je dan ook geen inkomsten kunt genereren. De reservering voor de behandeling is niet vrijblijvend!

Resultaat

Uit ervaring kunnen we je vertellen dat als je bovenstaande adviezen opvolgt, er nog maar heel weinig mensen te laat afzeggen. Je maakt je klanten op deze manier bewust van jouw voorwaarden waardoor ze zich hieraan veel beter gaan houden. Het werkt dus preventief en een grote kans dat je nooit iemand voor annuleringskosten laat betalen of dat nooit meer iemand te laat afzegt!